Guide för att skriva ett formellt brev

När du skriver ett formellt brev är det viktigt att tänka både på struktur och innehåll. Dessutom gäller det att du inte skriver för personligt utan håller dig till en formell ton.

Hur skriver man ett formellt brev

Börja med en inledning. Presentera dig och beskriv kortfattat ditt ärende. Denna del är relativt kort. Det räcker med några meningar. Du väljer själv layout men det kan vara bra att infoga ett sidhuvud i dokumentet där du lägger in ditt namn och personnummer om det behövs. En del föredrar att lägga in hela sin adress eller mejl i sidhuvudet. Det finns inga regler utan det handlar mer om hur du själv vill ha det. Tänk på att det viktigaste är att den som tar emot brevet snabbt kan se i brevet hur de kan kontakta dig. Mottagaren ska alltså inte behöva leta efter ditt telefonnummer om du vill bli uppringd.

Huvudtext i formella brev till myndighet

I huvudtexten kan du gå in på mer detaljer. Om du till exempel skriver till en myndighet kan du ta upp den information du vill lämna här. I huvudtexten kan du också ställa frågor. Tänk på att vara tydlig i din huvudtext. Skriv gärna frågan så att det inte finns utrymme för olika tolkningar. Om du skriver till en myndighet kan du också behöva förtydliga i brevet vem som du anser ska besvara frågan. På så sätt slipper du bli slussad mellan olika instanser.

Huvudtext i en jobbansökan

Gäller ditt formella brev en jobbansökan eller liknande så är det i denna del av brevet som du kan berätta lite mer ingående kring tidigare arbetslivserfarenheter och liknande. Denna del av ansökan ska vara detaljerad men du ska ändå hålla en formell stil på språket. Försök också att vara objektiv så att du beskriver vad du faktiskt har gjort. Undvik att gå in på känslor och tyckande. Din personlighet lyfter du istället fram i det personliga brevet som också ingår i en jobbansökan.

Såhär avslutar du ett formellt brev eller jobbansökan

I slutet på brevet så är det bra att knyta ihop säcken. Det gör du genom att kortfattat sammanfatta det du har skrivit. Du kan också upprepa syftet med att du skrivit brevet. På så sätt går det en röd tråd mellan inledning, huvudtext och avslutning. Mellan huvudtexten och den avslutande delen markerar du ett nytt stycke. Ett tips är att börja ditt avslutande stycke med ord som tyder på att ett avslut närmar sig. Exempel på dessa språkmarkörer kan vara; sammanfattningsvis, till sist, eller slutligen.

En formell stil

Hur skriver man ett formellt brev med en formell stil på språket? Utgå alltid ifrån att du inte känner mottagaren. Även om du skulle göra det så ska ditt brev inte visa det på något sätt. Du kan alltså inte inleda brevet med ett ”Tjo bree”. Undvik all slang eller lokala uttryck. Tänk helt enkelt att du ska skriva lite tråkigt och korrekt. Undvik också svepande termer. Om du exempelvis vill klaga på en myndighet så är det viktigt att du anger exakt vad du tycker är dåligt. Du kan alltså inte skriva ”jag tycker ni behandlar mitt ärende dåligt”. Istället måste du detaljerat tala om varför du anser att myndigheten har gjort fel.